Uno de los principales objetivos de cualquier gerente es hacer a su organización más ágil y productiva. Para ello, existen diferentes sistemas informáticos que agilizan los procesos y mejoran tareas como, por ejemplo, la contabilidad, las ventas o la planificación. También, por supuesto, aplicaciones de Control Horario

Actualmente, entre todos los tipos de modalidades software disponibles en el mercado para este propósito, las que cada vez tienen más cuota de mercado son las aplicaciones SaaS: Software as a Service. Se trata de un modelo de distribución de software en el que todos los datos manejados son centralizados y alojados en un único servidor externo a la empresa.

De esta manera, quien contrata estas aplicaciones SaaS, puede acceder al software y todos sus datos a través de un navegador web desde cualquier ordenador. Esto significa que toda la información, procesos, datos y resultados que estén almacenados en este software son de fácil acceso desde cualquier lugar.

La principal novedad, y también beneficio, de este tipo de aplicaciones es que ya no es necesario instalar las aplicaciones en todos y cada uno de los ordenadores locales de la empresa. Así, cualquier trabajador puede acceder al programa desde cualquier punto del mundo facilitando el teletrabajo.

A continuación, analizamos los pros y contras del SaaS:

¿Qué ventajas tienen las aplicaciones SaaS?

Todo lo que sea centralizar softwares operativos que no requieran de instalación en todos los ordenadores de los empleados ya es una ventaja en sí pero SaaS tiene otros muchos puntos a favor:

  • Reducción de costes: La ubicación compartida de la aplicación supone una reducción en los costes de adquisición como son las licencias de hardware y software, ya que solo es necesario el pago de un alquiler por la prestación del servicio.
  • Mantenimiento de la infraestructura: Se minimizan los costes de adquisición y mantenimiento de los servidores físicos, ya que es la empresa proveedora quien asume esta infraestructura, así como los correspondientes trabajos asociados de actualizaciones, reparaciones, backups, etc.
  • Escalabilidad e integración: Estas aplicaciones operan en un contexto Cloud que se puede escalar e integrar con otras soluciones. Es decir, se trata de una modalidad de pago por uso, por lo tanto, cada cliente puede aumentar o reducir los servicios contratados sin afrontar grandes inversiones de adquisición de licencias. 
  • Orientación al usuario: Tiempo atrás, las licencias software eran demasiado caras para las PYMES. Sin embargo, con las opciones de pago por usuario y por módulo, hoy en día las empresas se pueden beneficiar de productos muy potentes y de gran calidad, optimizando los gastos de una manera más eficiente y abriendo el sistema a más usuarios. 

¿Qué inconvenientes tienen las aplicaciones SaaS?

Sin embargo, a medida que la adopción generalizada de SaaS hace a las organizaciones más ágiles y escalables, también hay una serie de desventajas a tener en cuenta:

  • Conectividad: Las aplicaciones SaaS, al no estar alojadas en nuestros servidores e instaladas en cada uno de nuestros PC’s, puede implicar problemas de acceso si no se cuenta con conexiones estables. Por lo tanto, hay que asegurarse de que todos los usuarios pueden contar con un acceso a internet fiable, ya que existen lugares en los cuales el acceso será muy limitado, sobre todo, si se maneja gran cantidad de datos y recursos.
  • Seguridad: A priori, puede parecer que la principal desventaja de una aplicación SaaS sea la posibilidad de violaciones de seguridad, ya que la información del usuario se almacena en la nube. Sin embargo, tampoco los equipos que trabajan dentro de una red local son invulnerables, ya que casi siempre están conectados a internet.
    Lo que resulta imprescindible es saber exigir para tener la certeza de que la empresa prestadora del servicio y del hosting cumple con los protocolos más avanzados de seguridad.
  • Control: Con las aplicaciones SaaS se suele tener la sensación de que se tiene un control limitado. Esta falta de control también causa problemas a los usuarios, ya que se verán obligados a mantenerse al día con las actualizaciones y otros requisitos del sistema. Esencialmente, a medida que se actualiza la aplicación SaaS, no hay forma de volver a versiones preexistentes, ya sea que el usuario lo prefiera o no.
  • Largo Plazo: Aunque no siempre se cumple esta norma, en algunos casos puede parecer que a largo plazo se acaba pagando más. Sin embargo, también es cierto que en general las prestaciones y beneficios aumentan significativamente, así como la reducción y optimización de los recursos destinados. Así que la balanza, dependiendo de cada situación, se decantará más de un lado que del otro.

Conclusiones

Las aplicaciones SaaS demuestran que la tecnología hoy en día otorga una gran versatilidad y flexibilidad. Se puede afirmar que es un modelo de futuro, cuyo uso va a ir creciendo cada vez más.

Este tipo de aplicaciones, utilizadas de forma estratégica, se convierten en una gran oportunidad para las PYMES, ya que permite empezar a implantar, sin grandes inversiones, un proceso de digitalización que hace unos años era inviable desde el punto de vista económico y de recursos propios que se tenían que destinar a este propósito.

En términos generales, una de las principales ventajas de la modalidad SaaS es que se puede cambiar el enfoque IT de nuestras organizaciones. Es decir, reorganizando tanto los recursos humanos como los económicos, nos podemos beneficiar de más herramientas invirtiendo a largo plazo y optimizando el tiempo dedicado, es decir, la empresa puede centrar su esfuerzos en su negocio.

Uno de los principales hándicaps, por lo tanto, es saber elegir el modelo SaaS que mejor se adapta a cada caso.

A la hora de hacer la elección correcta, debemos tener una gran capacidad de análisis y tener en cuenta que SaaS es el modelo más adecuado para un tipo de aplicaciones de productos de uso común (correo electrónico, intercambio de archivos, gestión de proyectos, ERP’s, CRM’s, gestión de contenidos CMS, etc).

Sin embargo, la elección de un software SaaS en muchos casos no será la más adecuada, por ejemplo, en aplicaciones que requieran un alto nivel de personalización.

En definitiva, para poder satisfacer nuestras necesidades de la mejor forma, hay que saber estudiar las ventajas que ofrece el mercado en cada momento y saber elegir la opción tecnológica más adecuada analizando los pros y contras del SaaS.