Hasta hace unos años, muchos de los responsables de Recursos Humanos han dejado de lado el tema de la digitalización, pasando por alto los múltiples beneficios que puede aportar la tecnología. En este post, vamos a hablar de las ventajas y beneficios que ofrece integrar el sistema gestión de nómina con el Control Horario.

Esta situación se ha dado sobre todo en las pequeñas y medianas empresas donde aún, en muchos casos, siguen priorizando las hojas de cálculo de Excel sobre los sistemas de software específicos para determinadas tareas, por ejemplo para el registro de la jornada laboral de los trabajadores.

Sin embargo, esto es una tendencia que está cambiando en los últimos tiempos. Cada vez hay una mayor concienciación en la necesidad de digitalizar el máximo número de procesos corporativos con el objetivo de poder optimizar la gestión de las empresas para obtener un mejor control sobre todos los aspectos.

Las Administraciones Publicas conceden anualmente paquetes de ayudas para facilitar e impulsar estos procesos de digitalización, ya que si las empresas son más eficientes en la gestión se contribuye a aumentar el PIB del país.

Una de los principales necesidades que tienen las empresas a la hora de abordar la digitalización de sus procesos es la de integrar el software de gestión de nóminas con el sistema de Control de Presencia. En la mayoría de los casos, las empresas especializadas en la gestión de nóminas no son las mismas que las que son expertas en soluciones de Control de Asistencia, por lo tanto, normalmente se tiene un proveedor para cada herramienta. 

Elección de un sistema de Control de Presencia

Por este motivo, a la hora de elegir una solución de Control Horario, es importante que este se pueda integrar con el software de gestión de nóminas, ya que se podrá transferir los datos variables que se necesitan para confeccionar las nóminas de los trabajadores y efectuar el respectivo Control de Asistencia, de manera automática y bidireccional, por ejemplo, los datos de los empleados, las bajas y altas, los datos de absentismo, etc. 

Ha tenido que irrumpir la COVID-19 en nuestras vidas para que los responsables de estos departamentos se dieran cuenta del bien que podrían hacer los procesos de digitalización a su día a día. Y es que el coronavirus ha dificultado, entre otras cosas, la gestión de los departamentos de RRHH.

Por ejemplo, temas tan rutinarios ahora como la coordinación del personal, el control de altas y bajas por enfermedad, teletrabajo y el distanciamiento social obligatorio, son mucho más complicadas de gestionar correctamente sin un buen sistema de software.

Se estima que los responsables de RRHH dedican el 42% de su tiempo a tareas administrativas que se pueden automatizar de manera que estos tengan tiempo para otras tareas que agreguen valor al negocio.

De todas las tareas rutinarias que realiza un trabajador en Recursos Humanos, la gestión de nóminas es una de las tareas que más quebraderos de cabeza producen. Y es que aplicando un proceso de integración adecuado, se puede reducir muchísimos errores humanos y se podrá garantizar la calendarización automática de los pagos, tanto para trabajadores que son retribuidos mensualmente como los que trabajan de manera freelance o los que requieren de un único pago.

Beneficios de Integrar la Gestión de Nóminas con el Control Horario

Pero simplificar tareas rutinarias no es la única ventaja que encuentran las empresas que incorporan un sistema de gestión de nóminas en un software especializado. Algunas de las ventajas son:

  • Automatización del cálculo de los pagos y salarios: Esto permite una configuración personalizada de las formas de cobro que pueden variar según la jornada o las horas trabajadas.
  • También permite realizar una gestión rápida y eficiente de las condiciones salariales que pueden cambiar según el tipo de convenio o los conceptos, generando automática las cantidades según la información que se haya proporcionado
  • Muchos de estos programas están conectados con Microsoft Office para que se puedan exportar los ficheros e informes y utilizar para generar hojas de cálculo más detalladas. 
  • Además, los software de gestión de nóminas suelen incluir una lista con todos los contratos desglosados en formato PDF, lo que supone un ahorro de tiempo importante al tener toda la información accesible en unos pocos clics. 
  • Estos softwares, por lo general están conectados en el Sistema RED,  lo que garantiza la seguridad legislativa de las operaciones.
  • Ahora, todos los datos que se tenían que calcular a mano, están automatizados en un programa que, como decíamos, contribuye a reducir errores humanos y gastos de contratación en posibles expertos o empresas externas de gestión. 
  • Además, gracias a este tipo de software la seguridad de los datos de los trabajadores está garantizada, ya que estos sistemas cumplen la ley de protección de datos. 

Una vez las empresas se han convencido de la importancia de dar el salto al siguiente nivel con el objetivo de ser más competitivas y no quedarse obsoletas, lo más recomendable es que integren este sistema de gestión de nóminas con un sistema de control de horarios.

De este modo se evitan las tareas rutinarias y repetitivas para logra una eficacia total a la hora de controlar y administrar las nóminas, turnos de trabajo, o seguros sociales.

En IEST queremos estar al lado de las empresas ayudándolas a crecer y a mejorar su día a día. Así, tenemos varias soluciones disponibles para nuestros clientes que se integran con los softwares de gestión de nóminas de cualquier empresa para que el control horario le transmita la información de presencia de los empleados que necesita el sistema de nóminas.

Además, Winplus también se integra con los más avanzados sistemas de gestión de RRHH que pueda tener una organización para tener fusionados los sistemas de control horario, planificación de turnos, etc.