¿Cómo llevar el control de horas trabajadas de los trabajadores?

Desde el 12 de marzo de 2019, la legislación española requiere que todas las empresas registren las horas de trabajo de sus empleados. Esta medida busca garantizar el cumplimiento de los horarios laborales y proporcionar un marco de seguridad jurídica para trabajadores y empresas. Aunque la ley no especifica qué sistemas utilizar, ofrece la libertad de elegir la solución más adecuada a cada organización. En este contexto, el software de control horario para registro de jornada se presenta como una opción moderna y eficiente. A continuación, descubriremos cómo este tipo de software puede facilitar la gestión del tiempo laboral en las empresas.

Software de Control Horario para registro de jornada

El Software de Control Horario para registro de jornada es una solución digital que permite a las empresas registrar, monitorear y gestionar las horas de trabajo de sus empleados de manera precisa y eficiente. Estas herramientas aseguran el cumplimiento de la normativa laboral y a su vez optimizan los procesos de gestión de recursos humanos

Importancia de llevar un control de horas de los trabajadores

Llevar un control preciso de las horas trabajadas por los empleados es fundamental para el buen funcionamiento de cualquier empresa. Las principales razones de su importancia son:

1. Cumplimiento Legal

• Registro detallado de horas trabajadas requerido por la ley.
• Evita sanciones y multas.

2. Precisión en la Nómina

• Garantiza el pago correcto por el tiempo trabajado.
• Incluye horas extras, bonificaciones y beneficios.

3. Gestión Eficiente del Tiempo

• Identificación de patrones y tendencias en el uso del tiempo.
• Mejora la planificación de tareas y asignación de recursos.

4. Evaluación del Rendimiento

• Facilita la evaluación del rendimiento de los empleados.
• Identifica a los trabajadores más productivos y quienes necesitan apoyo.

5. Control de Costos

• Ayuda a controlar los costos laborales.
• Mejor gestión del presupuesto y recursos.

6. Planificación y Programación

• Facilita la planificación de turnos y proyectos.
• Asegurar el suficiente personal disponible, evitando sobrecarga o escasez.

7. Transparencia y Confianza

• Fomenta la confianza entre empleados y empleadores.
• Valora el tiempo y esfuerzo de los trabajadores.

8. Mejora de la Productividad

• Identificación de áreas para mejorar la eficiencia.
• Posible redistribución de tareas y mejora de procesos.

9. Soporte para Toma de Decisiones

• Proporciona datos fiables para decisiones estratégicas.
• Importante para contratación, ajuste de horarios y evaluación de proyectos.

Formas de llevar un control de horas trabajadas  

Entonces, ¿cómo gestionar el registro de las horas trabajadas? Como mencionamos al inicio, las empresas eligen el sistema que prefieren usar. Por lo tanto, cada organización es responsable de implementar los procesos y herramientas de control de horario apropiados.

WinPlus Cloud 

WinPlus Cloud es un servicio SaaS alojado en la nube de alta disponibilidad, eliminando la necesidad de infraestructura propia y garantizando disponibilidad constante. Compatible con cualquier dispositivo, se puede acceder a través de navegadores web o aplicaciones móviles, facilitando la gestión del control horario desde cualquier lugar. Este software permite controlar horas trabajadas y horas extras, asegurando el cumplimiento con las regulaciones laborales.

Incluye asistencia técnica y actualizaciones, manteniéndolo siempre actualizado. WinPlus Cloud se adapta a las necesidades de cada empresa con opciones de facturación anual o mensual y diversos planes, lo que ofrece flexibilidad en presupuesto y planificación. Esta solución integral mejora la eficiencia operativa, la transparencia en la gestión del tiempo y asegura el cumplimiento normativo, beneficiando tanto a pequeñas empresas como a grandes corporaciones.

Plantilla de Excel

Las plantillas de Excel son una alternativa tradicional y económica para el control horario de los trabajadores. Muy utilizadas debido a su bajo coste y accesibilidad, permiten registrar manualmente las horas de entrada y salida de los empleados. Sin embargo, este método presenta varias desventajas. La principal limitación es la necesidad de ingresar o modificar datos manualmente, lo que aumenta el riesgo de errores y de pérdida de información en caso de que se borre accidentalmente algún dato. 

Además, este sistema es menos eficiente para empresas con empleados en teletrabajo, ya que el registro en formato físico puede ser complicado de gestionar. También está el riesgo de extravío de registros en papel, lo cual incumple la obligación legal de conservar estos datos durante al menos cuatro años. Aunque las plantillas de Excel siguen siendo una opción popular, son menos eficientes y más propensas a problemas en comparación con soluciones digitales más avanzadas.

Terminales Multimodales

Los terminales multimodales con varias alternativas de identificación son sistemas avanzados de control de acceso que utilizan diferentes tecnologías para verificar la identidad de los usuarios. Estos terminales son ideales para entornos que requieren altos niveles de seguridad. Aquí explicaremos brevemente cada tipo de tecnología de identificación utilizada:

Tarjetas RFID (Identificación por Radiofrecuencia):

• Utilizan un campo electromagnético para transmitir datos de la tarjeta al lector. Las tarjetas RFID contienen chips y antenas integrados que permiten la comunicación sin contacto.
• Rápidas y fáciles de usar, minimizan el desgaste físico y son menos susceptibles a daños comparadas con las tarjetas de banda magnética.
• Comúnmente utilizadas en oficinas y sitios industriales para el control de acceso y sistemas de seguimiento.

Credenciales Virtuales por Bluetooth:

• Permiten el uso de dispositivos móviles como credenciales de acceso mediante la tecnología Bluetooth. El terminal de acceso reconoce el dispositivo autorizado cuando está en rango.
• Ofrecen comodidad al no requerir elementos físicos aparte del dispositivo móvil del usuario; además, la seguridad puede reforzarse mediante la autenticación adicional en el dispositivo.
• Ideales para entornos modernos donde la mayoría de los usuarios posee un smartphone.

Código PIN:

• Un método de autenticación que requiere que los usuarios ingresen un código numérico personal.
• Simple de implementar y usar; puede combinarse con tarjetas RFID o biometría para una seguridad de múltiples factores.
• Ampliamente usado en cajeros automáticos, sistemas de seguridad doméstica y como una capa adicional de seguridad en diversos sistemas de control de acceso.

Códigos QR:

• Los códigos QR pueden ser generados y mostrados en dispositivos móviles o impresos, y son escaneados por el terminal para permitir el acceso.
• Son económicos de implementar y pueden ser fácilmente distribuidos de manera electrónica, reduciendo el costo y la necesidad de elementos físicos.
• Útiles para eventos temporales como conferencias o exposiciones, donde se pueden emitir pases de acceso temporal rápidamente.

Estos métodos pueden ser utilizados de manera individual o combinada en un sistema multimodal para aumentar la seguridad y la eficiencia en la gestión de accesos, proporcionando soluciones adaptadas que se ajustan a las necesidades de seguridad y operación de cada instalación.

Desde el 12 de marzo de 2019, la legislación española exige registrar las horas de trabajo de los empleados. IEST ofrece soluciones efectivas como el software de control horario para registro de jornada. Este software facilita el cumplimiento legal, optimiza la gestión del tiempo, mejora la precisión en nóminas y aumenta la productividad. Además, alternativas como WinPlus Cloud, plantillas de Excel o sistemas multimodales aseguran que cada empresa encuentre la herramienta que mejor se adapte a sus necesidades.