La optimización de procesos es necesaria para mantener una empresa competitiva. Uno de los desafíos más comunes que enfrentan las empresas de todos los tamaños es la gestión eficaz del tiempo de los empleados. La tecnología de geofencing, o geocercas, ofrece una solución innovadora que permite automatizar el control horario de una manera que no solo simplifica la administración sino que también aumenta la precisión reduciendo el fraude .
En este artículo explicaremos las ventajas y características del control horario, además de cómo puedes implementar geofencing en tu sistema para monitorear de manera automática y precisa las horas de entrada y salida de tus empleados.
¿Cómo funciona el Geofencing en el control horario?
El geofencing en el control horario es una tecnología que permite a las empresas monitorear y gestionar la asistencia y los horarios de sus empleados mediante el uso de límites geográficos virtuales establecidos a través del GPS.
Aquí te explicamos cómo funciona este sistema en 5 simples pasos:
1. Establecimiento de geovallas
La primera etapa en la implementación del geofencing para control horario es definir las geovallas, que son zonas virtuales alrededor de ubicaciones físicas específicas, como la oficina, un sitio de trabajo, o cualquier otra área relevante para las operaciones de la empresa. Estas geovallas se configuran utilizando software especializado que permite determinar los límites exactos de la zona en la que los empleados pueden fichar entradas y salidas.
2. Integración con dispositivos móviles
Una vez establecidas las geovallas, los empleados necesitan un medio para interactuar con ellas. Esto suele lograrse a través de aplicaciones móviles instaladas en sus smartphones, que utilizan el GPS para detectar su ubicación.
El sistema de control horario de W+ Mobile ofrece la posibilidad de validar los fichajes únicamente si estos se realizan en una ubicación geolocalizada específica. Gracias a esta funcionalidad, las empresas pueden definir zonas geográficas concretas para asegurar que sus empleados fichan desde los lugares designados.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que la precisión de la geolocalización proporcionada por los smartphones puede variar en función de varios factores, como la presencia de edificios cercanos, la calidad de la señal, la disponibilidad de WiFi o la configuración del GPS en el dispositivo. Para garantizar una correcta validación, W+ Mobile permite establecer una tolerancia de metros en las ubicaciones definidas, lo que asegura que pequeñas desviaciones no afecten la correcta captación del fichaje.
Con esta solución, W+ Mobile combina tecnología avanzada y flexibilidad, ofreciendo a las empresas una herramienta eficiente para el control horario en ubicaciones geolocalizadas.
3. Registro de entrada y salida
Cuando un empleado entra o sale de una geovalla, el dispositivo detecta la transición y automáticamente registra la hora de entrada o salida. Este registro puede ser totalmente automático o requerir una acción por parte del empleado, como pulsar un botón en la app de control horario vía cloud del teléfono.
4. Envío de datos al sistema de control
La información sobre las entradas y salidas se envía en tiempo real o en intervalos regulares al sistema central de control horario de la empresa. Esto permite un seguimiento preciso de las horas trabajadas, lo que es especialmente útil para la gestión de nóminas y el cumplimiento de las regulaciones laborales.
5. Monitoreo y gestión
Los datos recopilados a través del geofencing permiten a los supervisores y gerentes de recursos humanos monitorear la asistencia ajustando las cargas de trabajo en función de la presencia real de los empleados en el sitio de trabajo. Además, pueden recibir alertas si un empleado sale de la geovalla durante el horario laboral sin autorización.
Ventajas del control horario vía Cloud
El control horario vía Cloud está diseñado para ofrecerte múltiples ventajas en la gestión del tiempo de tus empleados, asegurando eficiencia y cumplimiento con la normativa vigente. A continuación, te detallo cómo soluciones como W+ Cloud pueden optimizar tu control horario:
Cumplimiento de Leyes y Normativas
W+ Cloud está diseñado para asegurar que las empresas cumplan con el Real Decreto Ley 8/2019, facilitando el control de las horas trabajadas y extras de manera precisa. Además, la solución está adaptada para seguir las recomendaciones de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), garantizando que la gestión del tiempo se realice dentro de los marcos legales y con el máximo respeto a la privacidad de los empleados.
Solución SaaS en la Nube
El software W+ Cloud se ofrece como un servicio (SaaS) alojado en la nube, lo cual asegura una alta disponibilidad (99% anual) y reduce significativamente la carga de gestión para las empresas. Esto incluye asistencia continua y actualizaciones automáticas, lo que permite que las empresas siempre tengan acceso a la última tecnología sin necesidad de intervenciones manuales o actualizaciones de software costosas y laboriosas.
Flexibilidad en Precios y Planes
W+ Cloud ofrece una estructura de precios y planes que se adapta a las necesidades de cada empresa, asegurando rentabilidad desde el primer día. Esto permite a las organizaciones elegir el nivel de servicio que mejor se ajusta a su tamaño y requerimientos, con la posibilidad de escalar o modificar estos servicios a medida que sus necesidades evolucionen.
Compatibilidad con Múltiples Dispositivos
Una de las principales ventajas de W+ Cloud es su compatibilidad con cualquier dispositivo. Los empleados pueden acceder al sistema tanto a través de una interfaz web como por medio de aplicaciones dedicadas para Android e iOS, lo que facilita el registro y control del tiempo trabajado desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esta funcionalidad es especialmente valiosa para equipos que incluyen trabajadores remotos o que están frecuentemente en movimiento.
Principales características de los sistemas de control horario
Horarios y Calendarios Flexibles
- Permiten la creación de múltiples horarios y calendarios adaptados a las necesidades específicas de la empresa, ofreciendo versatilidad para ajustarse a diversos patrones de trabajo.
Consulta Horaria Remota
- Acceso al sistema de control horario desde cualquier dispositivo, facilitando la consulta de horarios, fichajes y otros datos relevantes en tiempo real y desde cualquier lugar.
Informes Automatizados
- Generación y envío automático de reportes sobre la actividad laboral, horarios, asistencias y ausencias, mejorando la eficiencia administrativa y permitiendo una gestión proactiva.
Gestión de Solicitudes
- Sistema interactivo para la introducción y manejo de solicitudes de permisos, vacaciones, y otros asuntos personales, integrando toda la gestión de tiempo no laborable dentro del mismo sistema.
Calendario Personal Integrado
- Acceso sencillo al calendario laboral que muestra claramente los días laborales, festivos y períodos de vacaciones, permitiendo a los empleados planificar mejor su tiempo.
Fichajes Geolocalizados
- Registro de fichajes con detalles de fecha, hora y ubicación geográfica exacta, lo cual es crucial para validar la presencia del empleado en el lugar de trabajo o en asignaciones externas.
Planificación de Turnos
- Herramientas visuales y gráficas para la organización de turnos, facilitando la planificación eficiente de los recursos humanos y la asignación de personal según las necesidades operativas.
Flexibilidad en Cambios de Horario
- Posibilidad para los empleados de solicitar cambios en sus turnos de trabajo o ajustar sus horarios, promoviendo un ambiente laboral flexible y adaptativo.
En la actualidad, la gestión eficiente del tiempo laboral es más que necesaria para el éxito y la competitividad de cualquier empresa. IEST ofrece soluciones avanzadas en sistemas de control horario que no solo automatizan y simplifican la administración del tiempo, sino que también garantizan precisión y cumplimiento normativo.
Estas herramientas permiten una supervisión detallada y flexible de horarios y asistencias, facilitan la planificación de recursos y optimizan los procesos mediante informes automáticos y gestión de solicitudes personalizadas. Para empresas que buscan mejorar su gestión del tiempo laboral y asegurar la máxima eficiencia operativa Descubre cómo nuestra tecnología puede transformar la administración de tu tiempo laboral. Contáctanos hoy para más información.
